Ventajas y seguridad del sistema de gestión documental online

Sistema de gestión documental

Razones y ventajas de la gestión documental en empresas, despachos de abogados y gestorías

La implantación de la gestión documental en los despachos de abogados y en las oficinas de las gestorías se orienta en una doble dirección, la de garantizar un mejor funcionamiento interno y en la de ofrecer a los clientes mejores servicios. Seguridad, reducción de plazos de entrega y flexibilidad de gestión.

Desde las gestorías y los despachos de abogados se comparte información que resulta sensible y hasta crítica y que guarda relación con contratos o información estratégica, que, en manos de la competencia o del mismo público, puede ocasionar grandes pérdidas económicas.

La gestión documental tradicional, la que tiene como soporte documentos de papel y sistemas de archivo físicos, genera una carga de trabajo sobre la fuerza laboral de las gestorías y los despachos de abogados mucho más importante de lo que parece. Nos hemos acostumbrado a que sea así y, sin datos que reflejen la diferencia real que aporta la gestión documental digital, no caemos en la cuenta de sus beneficios.

Veamos algunos de esos datos reveladores que argumentan sus beneficios. Por ejemplo, un 90% del tiempo empleado por el personal de las gestorías y de los despachos de abogados que siguen los métodos tradicionales sobre papel gira alrededor de la localización y distribución de documentos.

Un 30% del tiempo invertido de ese 90% es sólo para buscar información. Con la gestión documental digital perfectamente integrada y con un personal que la asuma y la respalde se puede pasar de ese 90% del tiempo dedicado a un 15%.

Los costes derivados del fotocopiado de documentos, por ejemplo, también se reducen en la mitad y la capacidad para responder de manera adecuada a los clientes sobre sus consultas específicas supera con la gestión documental digital el 40% en el conjunto de todas las acciones de comunicación de los empleados de gestorías y despachos de abogados.

Beneficios, uno a uno

La gestión documental permite realizar movimientos de documentaciones rápidos, eficaces y seguros a los que no se puede renunciar y que son superiores a los asociados a los del papel tradicional. Se trata de mejoras TIC irrenunciables si también se quiere ser competitivo.

Para empresas, despachos de abogados y gestorías, la gestión documental digital es fundamental por rutinas avanzadas y motivos como éstos:

– Porque se ahorra tiempo. El correo electrónico no es una forma tan rápida como parece para enviar documentos. La nueva gestión documental propone crear espacios reservados en la web corporativa y en localizaciones específicas para los usuarios, es lo que hace este software de gestión documental, aloja en la nube la documentación que quedará organizada y disponible para todos los empleados con autorización para acceder a ella.

Lo mejor es que el sistema, bien configurado, es capaz de emitir alertas con notificaciones automáticas para advertir a los usuarios de que hay información que deben revisar. Aún más, la fórmula permite advertirlos de cambios en los documentos.

– Notificaciones automatizadas. Las notificaciones pueden mejorarse aún más mediante un sistema de suscripción en el que el usuario sólo lo hace para conocer los contenidos que realmente le interesan y no otros. Se trata de notificaciones recogidas en un solo envío que impiden que el correo del destinatario resulte saturado por comunicaciones reiteradas.

– Accesibilidad restringida. Los documentos pueden ser accesibles sólo a determinadas personas y con la ventaja de que se pueden visualizar en cualquier dispositivo.

– Seguridad a prueba de usos inadecuados. Con el apoyo de un certificado de seguridad SSL, la comunicación de información confidencial entre la red y cada usuario queda salvaguardada. Así resulta imposible su manejo de manera no apropiada.

– Cargas en streaming. Uno de los problemas para manejar archivos desde los dispositivos móviles suele ser su tamaño. En el caso de documentos pesados, puede haber problemas con las memorias de los servidores para completar los envíos. Las cargas de los documentos en streaming no sólo son una garantía para los remitidos, sino que también resulta una rutina tan rápida como fiable.

– Control de las versiones. Se trata de un método que ayuda a agilizar el trabajo más rutinario. Así, un administrador puede detallar en el sistema qué versiones de un mismo documento quiere conservar. Las versiones más antiguas se borran al iniciar una nueva sesión en la aplicación.

Demasiados beneficios para dar la espalda a la gestión documental digital.