Gestión documental en la Administración; democracia y transparencia digitales

Gestión de archivos y documentos online

Este artículo es un aporte de los especialistas en gestión documental de R2 Docuo para Websec para la promoción y mejora de los procesos de gestión documental.

Los poderes públicos tienen en la gestión documental de la Administración una herramienta fabulosa con la que alcanzar objetivos tan deseables en las sociedades democráticas como la transparencia, la mejora de la calidad de la atención al ciudadano y la eficiencia y la eficacia a la hora de operar los recursos y los servicios públicos.

Se trata de un nivel avanzado de gestión que no resulta cuestionable y que está en las agendas políticas de todos los partidos, con representación o no, pero también en los deseos poco concretos de los ciudadanos.

Sin embargo, la integración de la gestión documental en los procesos telemáticos y deslocalizados de la Administración española sigue siendo una asignatura pendiente cuya implantación profunda y generalizada, inexplicablemente, aún tendrá que cubrir sus plazos para ser una realidad con una funcionalidad que se parezca a los modelos de gestión online comerciales.

Prueba del valor que los españoles conceden al papel de la gestión documental en su relación con las Administraciones es el uso de sus recursos en un nivel algo por encima de los de la media de la Unión Europea.

Una encuesta de la Administración española de 2011 reveló que el ciudadano español accede a las webs públicas para tramitar documentación o saber de información clave unos dos puntos por encima de la media europea. La gestión documental en la Administración pública española no acaba de generalizarse y completarse, pero los ciudadanos la han asumido, la que hay, como suya.

El productivo sector público

El sector público es un extraordinario generador de información de todo tipo. Produce de manera ininterrumpida leyes y reglamentos, registros, datos patrimoniales, políticos, sobre población, y más, que resultan muy útiles para el ciudadano, para el sector privado y hasta para la misma Administración.

Los sistemas de gestión documental asociados a la información que generan las Administraciones permiten agilizar la gestiones, normalizar la documentación que producen, organizarla de manera coherente y homogénea, y, de manera indirecta, son parte de las políticas de conservación documental al realizarse los registros en soportes digitales que garantizan la perdurabilidad de los soportes de la información.

La gestión documental bien implantada en las rutinas administrativas permite crear fondos documentales deslocalizados, favorece la trazabilidad de la información y hasta la realización de auditorías más rápidas y eficaces; pero también abre posibilidades de establecer métodos muy variados para la recuperación de datos y de documentos y la interconexión de series completas de herramientas y usuarios bajo las que operan las administraciones electrónicas.

Se trata de un sistema de gestión y de relaciones alrededor de la información pública que resulta muy transparente para los usuarios y que éstos entienden como parte de los principios democráticos que han de respaldar las actuaciones de las Administraciones públicas.

Los contras

Uno de los principales problemas a la hora de completar el mapa del establecimiento de la gestión documental en las Administraciones públicas españolas es la falta de voluntad por implantarla de manera integral que exige consensos políticos, administrativos y culturales.

Y todo cuando está muy claro que la Administración hace tiempo que ha sido superada por la gestión de la información y que las herramientas tradicionales ya no son soluciones. El desafío de la implantación pasa por arbitrar nuevas formas de trabajar, nuevas fórmulas de organizar el trabajo y nuevas maneras de gestionar lo público y la información que se genera.

Para ello resulta tan deseable como inevitable efectuar cambios en las estructuras organizativas de los departamentos, elaborar nuevos diseños para los procesos de comunicación y de tramitación de la información, así como racionalizar y, sobre todo, simplificar las iniciativas administrativas.

Al mismo tiempo, habrá que reformar los canales por los que circula la información y los niveles en los que se toman decisiones sobre ella, y, por supuesto, capacitar y, algo mejor, involucrar al funcionariado en los nuevos desafíos de la gestión documental y demostrarles todos sus beneficios.

Con los flujos digitales de datos se reducen los gastos, se mejoran los procesos haciendo desaparecer las tareas muy manuales y lentas y se consigue respaldar una calidad en los servicios, y hasta una excelencia. Esas son las claves de los retos. Y sus beneficios.